TSG-Mitglieder erhielten im August ein Schreiben des Vorstands zum Thema Datenschutz. Warum ?

 

Alle TSG-Mitglieder erhielten im August ein Schreiben des Vorstands zum Thema Datenschutz. Warum? Nun, seit dem 25. Mai 2018 sind die Regelungen der Europäischen Daenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), umgesetzt im Bundesdatenschutzgesetz, anzuwenden. Das ist seitdem die maßgebliche Vorschrift für den Datenschutz in der gesamten Europäischen Union und damit auch in der TSG. Die Regelungen sind zwar ganz bestimmt nicht in erster Linie für (Sport-)Vereine erlassen worden, gelten halt aber – für mich unverständlicherweise – vollumfänglich auch für diese.

 

Alle bisherigen TSG-Mitglieder haben irgendwann einmal einen Aufnahmeantrag eingereicht (und zukünftige müssen das natürlich auch tun), der Angaben zur Person enthält. Diese personenbezogenen Daten wurden und werden weiterhin von uns elektronisch gespeichert und verarbeitet sowie, z.B. für statistische Zwecke oder unvermeidbare Meldungen an den Kreis-/Landessportbund bzw. den DOSB und die jeweiligen Sportfachverbände, weiter­gemeldet. Diese bei uns gespeicherten Daten sind die zwingende Voraussetzung dafür, unsere Mitglieder zu verwalten und gemäß der erteilten Einzugsermächtigung (SEPA-Lastschriftmandat) den Mit­gliedsbeitrag (derzeit Grund­- und Abteilungsbeitrag, Sportanlagennutzungsumlage) via Sparkasse einzuziehen.

 

Zwar sind wir auch bisher sorgfältig mit den personenbezogenen Daten der Mitglieder umgegangen, die neue Verordnung zwang uns nun aber zu bestimmten nachweispflichtigen aufwändigen Schritten. So mussten wir unsere Regelungen zum Datenschutz für die Mitgliederverwaltung und die TSG-Homepage aktualisieren. Und wir mussten alle Mitglieder mit dem erwähnten Schreiben um Einwilligung in die elektronische Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten sowie in die Anfertigung von Fotos und Videos bei jeglichen, vor allem natürlich sportlichen, Veranstaltungen der TSG und deren Veröffentlichung in elektronischen (z.B. Homepage der TSG, soziale Netzwerke wie Facebook) sowie Printmedien (z.B. TSG Echo, TSG-Schaukästen, regionale Presseerzeugnisse wie Markkleeberger Stadtjournal/ Stadtnachrichten) ersuchen.

 

All dies hat uns viel Mühe gemacht und für den Verein Kosten verursacht und tut es noch, Ihnen bereitetes möglicherweise Verdruss. Gewiss – die Meinungen, wie man im Sportverein die neuen Datenschutzbestimmungen umsetzen muss oder kann, sind unterschiedlich. Jeder, den man fragt, hat andere Auffassungen. Aber weder ich noch meine beiden Stellvertreter, die wir als sogen. Vertretungsberechtigtedes Vereins persönlich für alles haften, was in unserem Verein passiert, haben Lust, irgendwelchen Abmahnungsexperten anheim zu fallen oder gar verklagt zu werden, weil wir irgendwas im „neuen“ Datenschutz nicht oder grob nicht richtig gemacht haben. Denn Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können jetzt mit sehr hohen Bußgeldern für den Verein belegt werden, die unter Umständen zu Ersatzansprüchen uns gegenüber führen können. Die Haftpflichtversicherung, die wir für die ehrenamtliche Vorstandstätigkeit abgeschlossen haben, tritt nur ein, wenn wir nicht „grob fahrlässig“ gehandelt haben, was das in diesem Zusammenhang auch immer bedeuten mag. Haben Sie also bitte Verständnis für unsere Maßnahmen (von denen  wir übrigens nur ahnen können, ob sie zu weit gehen, wie manch einer von Ihnen vielleicht meinen mag, oder gar noch „zu kurz gesprungen“ sind, wie durchaus auch befürchtet werden kann).

 

Beachten Sie bitte vor allem, dass - so leid es mir tut, das sagen zu müssen -ohne elektronische Verwaltung der personenbezogenen Daten eine Mitgliedschaft in der TSG nicht möglich ist und insoweit nicht zustande kommen bzw. fortgesetzt werden kann. Und ohne die entsprechende Einwilligung(serklärung) ist uns diese elektronische Verwaltung leider nicht möglich. Die Folge wäreletztlich bei bisherigen Mitgliedern die Kündigung der Mitgliedschaft durch den Verein und bei potentiellen neuen Mitgliedern die Verweigerung der Aufnahme aus rein formaljuristischen Gründen.

 

Wollen Sie das? Wir jedenfalls nicht ! Deshalb unsere dringende Bitte an alle „Altmitglieder“; unterschreiben Sie die „Einwilligung in die Datenverarbeitung“und die „Einwilligung in die Veröffentlichung von Personenbildnissen“ und geben Sie sie uns zeitnah zurück, als Termin war der 01.10.2018 genannt. Bei der „Einwilligung in die Veröffentlichung von Personenbildnissen“, und nur bei der, haben Sie die Wahl ein­zuwilligen oder nichtsowie bei den aufgezählten elektronischen und Printmedien ggf. auch Streichungen vorzunehmen. Die Nichteinwilligung in die Veröffentlichung von Personenbildnissen ist zwar kein Ausschlusskriterium, würde uns alle aber in die eher unlösbare Lage bringen, immer darauf zu achten, wer auf Fotos unserer Veranstaltungen zu sehen sein darf und wer nicht.Eine Anmerkung zur Klarstellung: im Anschreiben, mit dem Sie die Einwilligungserklärungen erhielten, heißt es u.a. „Bitte beachten Sie, dass wir, wenn wir bis zum o.g. Termin keine Rücksendung der Einwilligungserklärung von Ihnen vorliegen haben, von Ihrer Einwilligung in die Veröffentlichung von Fotos und Videos ausgehen werden.“. Da nun beide Ein­willigungserklärungen(um Papier und Porto zu sparen) auf einem Blatt (Vorder-/Rückseite) gedruckt wurden, kann das zu dem Missverständnis führen, dass wir bei Nicht-Rücksendung dieses Blattes auch von Ihrer „Einwilligung in die Datenverarbeitung“ ausgehen. Dies ist aber ganz ausdrücklich NICHT so, diese Einwilligung (also das ganze Blatt, egal wie Sie sich in Sachen Personenbildnisse entscheiden) brauchen wir mit Ihrer Unterschrift zwingend zurück!

Falls jemand die Einwilligungserklärungen verlegt hat, sind sie hier zum Herunterladen. Bitte ausfüllen, unterschreiben und schnellstens an die TSG-Geschäftsstelle senden oder dem Übungsleiter zur Weitergabe aushändigen.“

 

Leider haben wir bis zum genannten Termin weniger als die Hälfte der Erklärungen zurückerhalten, deshalb die nochmalige Bitte !

 

Für die beantragte Neuaufnahme gilt alles Gesagte analog (die Erklärungen sind mit dem Aufnahmeantrag – siehe ebenfalls „downloads“ auf der TSG-Homepage – einzureichen).

 

Wir garantieren Ihnen natürlich auch weiterhin eine sichere und geschützte Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten strikt im Rahmen der Erfordernisse lt. den o.g. Datenschutzbestimmungen. Alle MitarbeiterInnen, die Vorstandsmitglieder und Übungsleiter sind verpflichtet und unterwiesen, die Datenschutzvorschriften strikt einzuhalten und Ihre personenbezogenen Mitgliedsdaten vertraulich und ausschließlich für Vereinszwecke zu nutzen. Eine Datenweitergabe erfolgt in den Abteilungen ebenfalls nur im Rahmen bestehender unvermeidbarer Erfordernisse (z.B. Mannschaftsmeldungen für Wettkämpfe) und natürlich anforderungsgerecht. Alle TSG-Mitglieder haben Beschwerde- und Widerspruchsrechte und dürfen jederzeit Auskunft zu den von ihnen gespeicherten Daten verlangen. Ein Datenschutzbeauftragter ist übrigens für uns nicht zwingend erforderlich, wenn jedoch jemand aus unserer großen Mitgliederschar sich einer solchen Aufgabe ehrenamtlich stellen will – sehr gern, bitte einfach beim Vorstand melden !

 

Lassen wir uns bitte den Spaß am Sport im Verein nicht durch m. E.zumindest für größtenteils ehrenamtlich geführte Breitensportvereine wie die TSG „grenzwertige“ Datenschutzanforderungen nehmen. Das wünscht sich und Ihnen allen

 

gez. Rainer Leipnitz

Präsident


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